Seguramente en más de una ocasión ha escuchado hablar del almacenamiento en la nube y de los beneficios que tiene para proteger archivos de forma segura, ahorrar dinero y automatizar procesos engorrosos.
Un software administrativo implica gestionar de forma remota todo el proceso de almacenamiento de información, gestionar bases de datos y proteger información confidencial y que debe estar a la mano. Además, es una herramienta virtual que permite manejar todos los procesos de un negocio o de una empresa de forma fácil, rápida, integrada y segura. Su función primordial es beneficiar el rendimiento operativo de las empresas. ahorrar tiempo y dinero y proteger de forma segura archivos.
Un software administrativo puede estar perfectamente personalizado para las necesidades de su empresa. los sectores que puede abarcar son innumerables, implicando tareas administrativas tales como:
- Manejo de Seguridad Social
- Archivador digital
- Base de datos
- Informes de gestión
- Apoyo al sector de RRHH
- Plataforma de atención al trabajador
Un software administrativo ideal para las empresas
Un sistema digital de administración de información en la nube será siempre un aliado principal para las empresas porque relaciona la optimización de los procesos vinculados con el sector administrativo, sin contar un ahorro significativo en los gastos operativos.
Un software administrativo, más que un gasto, representa la mejor inversión para una empresa.
Las tareas administrativas que puede gestionar un software son algunas de las siguientes que serán detalladas a continuación:
1. Manejo de la Seguridad Social de forma automatizada
Según la legislación colombiana, por Ley la información de todo trabajador debe estar almacenada en los archivos de la empresa hasta por mínimo 20 años.
¿Se imagina la cantidad de documentos que deben guardarse en físico y el engorroso proceso de búsqueda y manejo de estos archiveros?
Un software administrativo le brinda la posibilidad de digitalizar este proceso, almacenando en la nube de forma segura y respaldada toda la información de todos los trabajadores con temas relacionados a su seguridad social, es decir, semanas cotizadas, historial laboral, salarios cotizados, EPS, historia clínica, gestión con las administradoras de pensiones públicos y privadas, información relacionada con la ARL, caja de compensación y mucha información más.
Además, un Software Administrativo permite que con un sólo clic se pueda encontrar el expediente del trabajador y descargar la información, ahorrando tiempo y por ende dinero. Incluso, el software administrativo permite al trabajador la búsqueda de su historia laboral y saber, por ejemplo, a qué EPS está afiliado, cuál es su administradora de pensiones, reportes de accidentes e incapacidades, entre otros.
2. Archivador digital
Migre los archivos físicos a los archivos digitales y economice dinero, tiempo y mayor tranquilidad con el almacenamiento de una información que debe estar muy bien protegida.
¿Qué le garantiza que un documento físico no pueda sufrir un daño? No hay ninguna garantía al respecto; en cambio, un documento digitalizado y almacenado en la nube de forma segura y respaldada en servidores certificados, estará disponible pase lo que pase.
Con un sólo clic, un archivador digital podrá buscar una información importante sobre un trabajador que haya estado activo laboralmente en el pasado y necesite conocer información relacionada con su seguridad social, o cualquier actividad relacionada con su historia laboral.
Además de información de los trabajadores, un Software Administrativo puede archivar datos relevantes de la empresa, como actas, informes, facturas y cualquier otro archivo de importancia.
3. Bases de datos
Almacene de forma segura bases de datos e información sensible que puede estar en riesgo si se mantiene en un formato físico. Las bases de datos pueden manejarse con fines de automatización de procesos para sectores dentro de la empresa que necesiten intercambiar datos e información útil para el desarrollo empresarial.
Un software administrativo tiene la capacidad de gestionar, procesar y consultar datos que están almacenados en una bases de datos, todo esto de forma rápida, ágil y segura.
4. Software administrativo que generan Informes de gestión y apoyan al sector de RRHH
A nivel de métricas, un software administrativo puede automatizar informes que incluyan cualquier tipo de información, como por ejemplo, cuántas búsquedas diarias se hacen, cuántos usuarios ingresan, tiempo de carga de los resultados, capacidad de almacenamiento, volumen de carpetas, récord de trabajadores dentro de la empresa en el presente y el pasado, entre otros datos estadísticos de relevancia.
Esta información es de mucha utilidad para el sector de los Recursos Humanos, facilitando tiempos en la búsqueda y almacenamiento de la información relacionada con el capital humano.
5. Fácil manejo del software administrativo
Unas de las preguntas mas frecuentes de los clientes es que si el Software Administrativo es difícil de manejar; y de forma tajante podemos responder que no. La interfaz que se utiliza para el Software es de fácil manipulación para el equipo encargado y también para los usuarios del mismos que ingresarán para consultar información.
Un buen software administrativo debe mejorar la experiencia y brindar la mayor facilidad para el usuario en cuanto a la adaptación y comodidad.
¿Un software administrativo sólo es útil para las grandes empresas?
A pesar que los avances tecnológicos cada vez fluyen con más fuerza impulsados por la Pandemia del Covid-19 que cambió la realidad de las personas y de las empresas; aún existen empresarios que lejos de darle una oportunidad a la tecnología, creen que dentro del Internet hay más riesgos que oportunidades o que invertir en tecnología sale costoso.
Algunos de los mitos que más suenan entre algunos empresarios o emprendedores es que contratar un software administrativo sólo es cuestión de las grandes empresas; y no es así, pues desde pequeños y medianos empresarios están apostando a la implementación de nuevas tecnologías que sólo traen beneficios y ventajas para el rendimiento de la operación administrativa.
Cuando una empresa sin importar el número de trabajadores que tenga, opera con un software administrativo, su visión se amplía, de hecho, un emprendimiento que a penas está comenzando le convendría seriamente ahorrar un 50% del tiempo y del dinero que se invierten en temas relacionados con las bases de datos, información de los trabajadores, manejo de la seguridad social, administración de nómina, facturación electrónica y más.
¿Es costoso contratar un software administrativo?
Dependiendo de la empresa que se contrate como proveedora de este servicio, pero por ejemplo, en www.unialiados.com encontrará este servicio con la mejor calidad, el mejor soporte técnico y el mejor precio del mercado. Unialiados es un outsourcing administrativo con más de 20 años de experiencia y donde se conoce perfectamente las necesidades de las empresas en el país, razón por la que se ha implementado un software administrativo llamado UNISOFT, el cual está enfocado en la administración del recurso humano de las empresas.
Si se ve más allá y se analiza acerca de la relación entre la inversión y el retorno, UNISOFT significaría una gran ventaja para la caja de las empresas que utilizan el servicio.
Decena de clientes están utilizando esta solución tecnológica y dan testimonio de los beneficios de la plataforma y cómo ha mejorado significativamente los procesos corporativos y administrativos dentro de la organización.
¿Por qué un software administrativo es la mejor elección?
Un software administrativo es el futuro en el corto y largo plazo, porque mejora las condiciones laborales, optimiza los recursos y mejora la comunicación con los trabajadores y el Estado. Además, familiariza a los negocios con las nuevas tecnologías, atrae inversión, mejora la opinión de los clientes y optimiza la experiencia de usuarios.
Un software administrativo como UNISOFT aporta grandes beneficios, entre los cuales se mencionarán algunos a continuación:
Mejora el rendimiento de los trabajadores
El sector administrativo agradece la implementación de nuevas tecnologías que reduzcan procesos engorrosos y que ahorre tiempo que puede ser invertido en otras labores dentro de la organización. Esto sin duda significa mayor rendimiento en la empresa y mayor productividad.
Además de los beneficios en tiempo y dinero, la implementación de un software administrativo mejora la percepción de los trabajadores en relación con la empresa, creando un vínculo de confianza y compromiso.
Automatiza, almacena y protege archivos y datos
Un sistema administrativo es capaz de realizar órdenes de almacenamiento, protección de archivos y gestión de información o informes con respecto al rendimiento del mismo programa. Este es un producto que puede ser diseñado en función de las necesidades de la empresa.
Además, al llevar un control más preciso de los datos internos, ya no será necesario utilizar archivos engorrosos que implican muchos riesgos a nivel de seguridad.
Por ejemplo, ingresar a un archivo físico es mucho más inseguro que ingresar a una base de datos digitalizada, ya que gracias a las contraseñas y protocolos de ingreso, la información estará protegida de caer en las manos equivocadas, cumpliendo así con la reglamentación de protección de datos en la Ley 1581 del 2012
Economiza tiempo y dinero
Al ser capaz de hacer todo lo anterior, un software administrativo significa ahorro en espacios físicos, tiempo de búsqueda en los archivos que puede ser invertido en otras labores, mantenimiento de estos espacios, entre otros.
Un Software Administrativo como UNISOFT es sin duda la mejor opción en Colombia para manejos relacionados con la información de los trabajadores.
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